Vad är en virtuell assistent (VA)?
En ”virtuell assistent” är någon som hjälper företagare med uppgifter som går att göra virtuellt – alltså på distans. Det kan vara inom administration, hemsidor, grafik, ekonomi, sociala medier, videoredigering. En del kallar sig även sociala media managers eller digital konsult.
Virtuell assistent - Ett smart stöd i det nya arbetslivet
För att ha ett hållbart företagande och möjliggöra en förändring kan det vara klokt att hyra in VA på timmar eller i perioder.
En företagare sa…
”Jag har fått mer struktur i min egen vardag som företagare sedan jag anlitade en VA. Jag är nu tvungen att själv göra det vi bestämmer gemensamt och kan inte spåra iväg på andra saker”.
Denna kreativa företagare använder sin VA för att dels få avlastning men kanske främst för att få ordning på sig själv! Företagaren och VA:n har fasta möten varje vecka och bestämmer vad som behövs göras. Det kan vara att besvara mejl, leta efter kvitton, skapa inlägg för sociala medier eller en affisch inför en utställning.
Några fördelar med att arbeta som en virtuell assistent
- Flexibilitet i vardagen – Du bestämmer själv när och var du vill arbeta. Perfekt för dig som vill skapa en bättre balans mellan arbete och privatliv.
- Arbeta med det du är bra på – Som VA väljer du uppdrag utifrån dina styrkor och intressen – du slipper göra allt och kan fokusera på det du faktiskt gillar.
- Möjlighet att arbeta digitalt – Allt sker online, vilket gör att du kan arbeta hemifrån eller var du än befinner dig.
- Frihet att styra din inkomst – Du sätter dina egna priser och väljer hur mycket du vill arbeta – heltid, deltid eller vid sidan av annat.
- Utvecklas och växa – Du får erfarenhet från olika branscher, bygger nätverk och utvecklar både dina kompetenser och din egen verksamhet.
- Låg tröskel att komma igång – Du kan börja med de kunskaper du redan har och utvecklas längs vägen.
Vill du bli eller utvecklas som virtuell assistent?
Oavsett om du är ny i branschen eller vill ta nästa steg i din utveckling finns det stöd för dig.
Lär dig hur du bygger upp din verksamhet, hittar uppdrag och skapar en hållbar vardag som virtuell assistent.
Utforska kurser och utbildningar hos www.pianyberg.se
Vanliga frågor och svar
Här tar vi upp de vanligaste frågorna, relaterade till yrket virtuell assistent
Vem är en virtuell assistent?
Tiderna förändras, arbetslivet förändras. Gig-ekonomin växer och människor längtar efter flexibla arbeten samtidigt som många vill specialisera sig och inte ”göra allt”. ”Single-tasking” är det nya och vi satsar mer på kvalitet än kvantitet.
Det finns många anledningar till att människor söker sig till yrket som virtuell assistent. Visst – för vissa handlar det om att kunna arbeta platsoberoende, kanske från en strand eller fjällstuga, och njuta av friheten att leva livet. Men för de flesta handlar det mer om behovet av en flexibel arbetssituation.
En flexibel arbetsvardag kan vara ovärderlig i olika livsfaser – till exempel om man vill kunna vara mer närvarande för sina barn eller föräldrar, hanterar en egen diagnos eller lever med en sjukdom som kräver möjlighet att styra sin tid på ett mer anpassat sätt.
Som virtuell assistent har man friheten att själv välja när, var och hur man arbetar – vilket gör yrket till ett attraktivt alternativ för många som söker balans mellan arbete och privatliv.
Vem får kalla sig för virtuell assistent?
Titeln virtuell assistent är inte skyddad . Det är inte heller social media manager eller digital konsult om du hellre vill kalla dig för det.
Men, för att faktiskt kunna göra jobbet bra behöver du rätt kunskap och erfarenhet! Kanske har du redan en hel del som du kan använda och erbjuda som tjänster? Om inte, så är du varmt välkommen att bygga din kunskap genom utbildningen ”Bli virtuell assistent” (läs mer här).
Vilka tjänster kan en virtuell assistent hjälpa till med?
En virtuell assistent (VA) kan bistå med en mängd olika uppgifter, beroende på vilka utbildningar, erfarenheter och kompetenser personen har.
Eftersom begreppet ”virtuell assistent” omfattar många olika roller, varierar tjänsteutbudet – från enklare administrativa sysslor till kvalificerade specialisttjänster.
Här är några exempel på vad en virtuell assistent kan hjälpa till med:
Administrativa tjänster:
Kalender- och e-posthantering
Bokning av möten och resor
Fil- och dokumenthantering
Fakturering och bokföring (beroende på erfarenhet/utbildning)
Kundtjänst och support via mejl eller chatt
Marknadsföring och kommunikation:
Hantering av sociala medier (planering, schemaläggning och innehållsskapande)
Nyhetsbrev och e-postkampanjer
Skapande av presentationsmaterial
Copywriting för webb och marknadsföring
Grundläggande grafisk design (t.ex. i Canva, Lightroom, Photoshop, Indesign eller liknande verktyg)
Webb och e-handel:
Uppdatering av hemsidor och bloggar (t.ex. via WordPress eller Wix)
Produktinlägg och lagerhantering i e-handelssystem
Kundsupport och orderhantering
SEO-grundläggande optimering av texter och metadata
Specialisttjänster (beroende på utbildning och bakgrund):
Projektledning
Ekonomitjänster, som bokslut eller löneadministration
Juridisk administration
HR-stöd och rekryteringsarbete
Översättning och språkgranskning
Teknisk support eller IT-assistans
Eftersom alla virtuella assistenter har olika profiler, är det viktigt att utgå från just din verksamhets behov och matcha dem med rätt kompetens.
Många VA:er är egenföretagare med nischade specialistkunskaper, vilket gör det möjligt att anlita någon med precis rätt erfarenhet för dina uppgifter – utan att behöva anställa på heltid.
Behöver en virtuell assistent bedriva ett företag för att arbeta som VA?
Nej, det är inte ett krav att ha ett eget företag för att arbeta som virtuell assistent.
Många VA:s väljer att driva egen verksamhet som enskild firma eller aktiebolag, men det är långt ifrån det enda alternativet.
Det är fullt möjligt att arbeta som virtuell assistent vid sidan av en anställning eller som deltidsarbete, och ändå fakturera professionellt genom tjänster som Frilans Finans eller liknande egen-anställnings företag.
Genom egenanställning kan du:
– Fakturera utan att ha ett eget företag
– Själv välja uppdrag och arbetstid
– Kombinera VA-rollen med exempelvis deltidsjobb, studier eller föräldraledighet
– Det gör VA-yrket väldigt flexibelt och tillgängligt för fler – oavsett om man är aktiv som VA i liten skala eller vill bygga upp en långsiktig verksamhet.
Behövs virtuella assistenter nu när det finns AI?
Absolut! AI är ett fantastiskt verktyg, men företagare behöver ändå hjälp i olika former. Dels hinner inte företagare alltid sätta sig in i hur AI fungerar och dels så behövs det en riktig människa bakom det mesta en lång tid framöver.
Hur utbildar man sig till virtuell assistent?
Det finns många vägar till att bli virtuell assistent/digital konsult. Du behöver dels ha kunskap inom de tjänster du erbjuder och dels kunskap om att driva företag. Virass grundare har en kurs för dig så du kommer igång, läs mer här: https://www.pianyberg.se/digital-konsult/
Lyssna på en podd
Vill du veta mer genom att lyssna på podd så finns ett avsnitt ute nu med medlemmen Jodie Whife. Med en bakgrund inom service, besöksnäring och kreativa projekt. Hon berättar om sin resa från en mångårig dröm om att jobba platsoberoende till att hon idag faktiskt kan göra det.
- Hur hittade Jodie sin första kund?
- Hur pusslar hon ihop vardagen med olika uppdragsgivare?
Det, och mycket annat, delar hon med sig av i det här avsnittet.ed en bakgrund inom service, besöksnäring och kreativa projekt.
Hon berättar om sin resa från en mångårig dröm om att jobba platsoberoende till att hon idag faktiskt kan göra det.
Podden finns att lyssna på, på Spotify. Vill du hellre titta, så finns avsnitten även på Youtube och då med undertexter.